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Dispositif de télétransmission des actes administratifs en Préfecture : les maires du Var prennent “ACTES”

 L’article 139 de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales prévoit que les actes des autorités décentralisées soumis au contrôle de légalité peuvent être transmis par voie électronique au représentant de l’État.
Le décret n° 2005-324 du 7 avril 2005 pose les principes généraux de la télétransmission qui permettent aux collectivités de  recourir à des dispositifs de télétransmission garantissant simultanément et en toute sécurité l’identification et l’authentification de la collectivité émettrice, l’intégrité et la sécurisation des flux.
Construit pour être en totale conformité avec ses exigences légales, le dispositif ACTES permet aux collectivités de transmettre par voie électronique et sécurisée, les actes simples (délibérations, arrêtés, conventions, décisions) accompagnées des pièces nécessaires à l’exercice du contrôle de légalité.
Les avantages du dispositif sont nombreux : le programme permet non seulement de gagner du temps,i de recevoir en temps réel l’accusé de réception, de poursuivre les échanges relatifs au conseil et au contrôle juridiques avec le représentant de l’Etat mais aussi (et surtout!) de s’engager dans une procédure de dématérialisation, chère aux administrations éco-responsables.
Fondée sur le volontariat des collectivités, la démarche est relativement souple et facile à mettre en place. Véritable architecture d’échange de documents, ACTES s’inscrit en complémentarité des autres projets d’administration électronique (flux budgétaires et comptables, signatures électroniques, affichage numérique, archivage, flux sociaux, état civil etc…)

Recours à un tiers opérateur

La collectivité choisit de développer son propre dispositif de télétransmission ou de recourir à un tiers opérateur. Dans tous les cas, le dispositif utilisé doit être conforme au cahier des charges de la télétransmission approuvé par arrêté ministériel.
Actuellement, plusieurs dispositifs sont homologués par le Ministère de l’Intérieur.
Solution CDC FAST, [1] de la Caisse des Dépôts et Consignation [2]
Solution iXBusn [3] proposé par la société SRCI [4]
Solution OK-ACTE [5] proposé par la société OMNIKLES [6]
Solution S2LOW [7] proposé par la société GFORCE_ADULLACT [8]
Solution XLégales [9] proposé par la société FORSUP [9]
Solution Local Trust [10] proposé par la société ATEXO [11]
Solution TEDETIS/S²LOW [12]poposé par la société ALTERNANCE SOFT [13]
Solution XFILES Klekoon, [14] proposé par la société Klekoon [14]
Solution Magitel CL [15]proposé par la société TELINO [16]
Solution Approb@ctes [17]proposé par la société SERES [18]
Solution Berger-Levrault [19] proposé par la société BERGER-LEVRAULT [20]

Mise en place

Les services préfectoraux du Var invitent les maires à faire réaliser des devis détaillés avant d’envisager toute mise en place. Ils n’oublieront pas de demander au tiers de télé-transmission la forme des documents télé-transmissibles (.pdf, png, jpeg – notez que le .doc ne sera pas considéré), les conditions de mise en place du certificat, de l’archivage des actes, du format de l’accusé réception, la forme du cartouche ou du tampon, la licence du logiciel, l’hébergement, l’assistance téléphonique et les conditions de maintenance du serveur TDT/ an, mais aussi : le coût par pack de documents, le prix du document supplémentaire au delà du pack prévu, la signature électronique de classe 3, les conditions de mise en oeuvre de la formation sur site (et le détail de la prestation), la licence et le certificat par poste supplémentaire, la mise en place d’un compte supplémentaire (école, CCAS par exemple).

Avantages du dispositif

Aux côtés de Maitre Véran, Président de l’Association des Maires du Var, Mme Sophie BARASTIER a énuméré les étapes à suivre pour mettre en place le dispositif Actes au sein de la collectivité, qu’elle a décrit comme un outil d’échange d’informations “simple, sûr, permettant de réduire les coûts, les quantités de papiers, permettant l’archivage et une économie de manipulation”.  Elle a également rappelé que la collectivité doit faire acte de condidature auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture, et qu’elle doit acheter auprès d’une société homologuée le dispositif qui lui permettra techniquement de télétransmettre. Dans le cas où la commune décide de le fabriquer elle-même, la validation par le Ministère de l’intérieur reste obligatoire, mais celle-ci reste nettement plus longue à valider). En revanche, si c’est la la commune qui choisit un prestataire, c’est à lui de gérér l’installation du logiciel ET d’assurer la formation des agents de la collectivité. La commune devra alors vérifier qu’elle dispose d’un parc informatique suffisant pour accueillir le dispositif dans ses locaux.

Une fois la convention validée, la collectivité et le Préfet la signeront. Systématiquement, une période de tests s’effectue dans les premières semaines après la mise en place du dispositif, afin de vérifier que tout est correctement paramétré (comme par exemple le nombre de pièces jointes autorisées, le poids autorisé pour chaque envoi). Au total, entre la première étape et la mise en place effective de ACTES, on estime à environ 2 mois les délais de réalisation.
A la tribune, Jean-Pierre Véran a rappelé que toutes les opérations de télétransmission engageaient la responsabilité du Maire et qu’il fallait être particulièrement vigilant lors de l’utilisation du dispositif, sans quoi “des difficultés surviendront plus vite qu’on ne le pense et pourront nous mener très loin dans les procédures de contestation ou d’annulation, ce qui serait regrettable à plus d’un titre”.


Inconvenients du dispositif

Dans la convention, certains actes ne peuvent être télétransmis : soit pour des questions organisationnelles (dans le cas des marchés publics, le contrôle sur écran est malaisé), soit pour des raisons techniques (documents trop volumineux pour être scannés).
La préfecture du Var a réalisé une nomenclature [21] des actes soumis au contrôle de légalité autorisés dans le cadre du dispositif ACTES. Il est disponible auprès des référents et chargés de mission de l’Association des Maires du Var et de la Préfecture :

. Association des Maires
Mme Maguy GAUTIER
Tel : 04 98 10 52 30
Conseil Général du Var
Rond-Point du 4 Décembre 1974
83007 Draguignan Cedex
mail : mgautier.amv83@orange.fr [22]ou maires.var@wanadoo.fr [23]

. Référent départemental :
Mme Sophie BARASTIER
Préfecture du Var
Bureau de la légalité
Tel : 04 94 18 85 22
mail : sophie.barastier@var.pref.gouv.fr [24]

. Pour l’arrondissement de Draguignan
Mme Claire CHAPELAND
Sous-Préfecture de Draguignan
Bureau des Relations avec les Collectivités Locales
Tel : 04 94 60 41 15
mail: claire.chapeland@vr.pref.gouv.fr [25]

. Pour l’arrondissement de Brignoles
Mme Sophie BERANGER
Sous-Préfecture de Brignoles
Bureau des Relations avec les Collectivités locales
Tel : 04 94 37 03 61
mail : sophie.beranger@var.pref.gouv.fr

 D’autres documents sont mis à la disposition des collectivités locales, en téléchargement sur ce site :

. Téléchargez le diaporama [26] de la réunion, au format .pdf
. Téléchargez le support d’information [27] distribué en réunion, au format .pdf
. Téléchargez la nomenclature [28] des actes télétransmissibles, au format .pdf
. Téléchargez le modèle [29]de lettre au Préfet, au format .pdf
. Téléchargez la convention [30], au format .pdf