Les communes sièges de tribunaux d’instance (TI) attendaient d’en savoir plus sur la façon dont allait se dérouler concrètement le déménagement jusqu’à leurs locaux des dossiers Pacs gérés aujourd’hui par les greffes de ces tribunaux. La réponse est arrivée hier sous la forme d’une circulaire signée par l’ancien ministre de la Justice le 10 mai dernier et diffusée sur sur le site Legifrance. L’AMF avait déjà mise cette circulaire à disposition sur son site le 31 mai.
Cette copieuse circulaire, accompagnée de nombreuses annexes, commence par rappeler que ce transfert de compétence des greffiers des tribunaux d’instance aux officiers d’état civil est prévu par l’article 48 de la loi de modernisation de la justice du XXI e siècle. Le texte rappelle aussi les délais : c’est au 1^er novembre prochain que l’article 48 entrera en vigueur, les nouvelles dispositions étant applicables aux Pacs enregistrés à compter de cette date.
En effet, à compter du 1^er novembre 2017, les officiers d’état civil de toutes les communes auront compétence pour enregistrer les nouvelles déclarations de Pacs, mais les officiers d’état civil des communes sièges de TI auront également la charge  d’enregistrer les modifications et dissolutions de Pacs dont la conclusion a fait l’objet d’un enregistrement par les tribunaux d’instance avant le 1^er novembre 2017.
La circulaire précise par ailleurs que les déclarations de Pacs faites avant la date du transfert seront « remises ou adressées à l’officier d’état civil de la commune du lieu du greffe du tribunal d’instance qui a procédé à l’enregistrement du Pacs ».
Trois fiches techniques jointes à la circulaire détaillent donc dans le menu la façon dont doivent se dérouler ces opérations de déménagement des « pièces et données ayant encore une utilité administrative ». La fiche 7 est consacrée au transfert des dossiers papier des Pacs. Ce transfert doit être précédé d’une opération de tri, les communes ne devant recevoir que les dossiers papier des Pacs en cours ou dont la dissolution a moins de cinq ans.
Les tribunaux d’instance sont invités à faire trois catégories de dossiers : ceux des Pacs en cours conclus avant le 1^er novembre 2017, qui doivent être transférés à la commune siège du TI, ceux des Pacs dissous après le 1^er novembre 2012, qui doivent également être transférés à la commune siège du TI et, enfin, ceux des Pacs dissous avant cette date du 1^er novembre 2012 qui doivent être détruits.
Les opérations de transfert des dossiers vers les communes sièges de TI devront faire l’objet d’une concertation locale préalable débouchant sur la signature d’une convention-cadre entre le tribunal d’instance et la commune et qui précisera les modalités pratiques du transfert (fiche 9).
La fiche 7 souligne également que les tribunaux d’instance devront s’assurer au préalable que les dossiers transférés n’ont pas été conservés dans des locaux contenant des matériaux amiantés dégradés ou ayant fait l’objet de travaux. Cette fiche du dossier technique amiante (DTA), jointe à la convention, permettra ainsi à la commune destinataire de s’assurer de l’absence de risque de présence de fibres d’amiante sur les archives qu’elle réceptionnera.
Toujours dans la fiche 7, les maires apprendront que le transport des dossiers papier est à la charge et de la responsabilité du ministère de la Justice. Ils apprendront aussi la façon dont les documents doivent être conditionnés pour assurer leur transport, puis leur rangement, dans de bonnes conditions. L’envoi par La Poste n’est pas autorisé.
Selon les juridictions, le périmètre des besoins sera variable et pourra nécessiter certaines ou l’intégralité des prestations suivantes : mise en cartons, prise en charge à l’étage et acheminement sur le site de chargement pour le transport, chargement, transport et déchargement, livraison jusqu’à l’étage en mairie. Le calendrier proposé est celui d’un « transfert global des dossiers papier au cours des quinze jours précédant le 1^er novembre », afin de permettre un transfert coordonné avec celui des données informatiques qui doivent être transmises à la commune autour du 16 octobre. Ce transfert des données numériques est décrit de façon très précise dans la fiche 8, avec notamment la possibilité d’un transfert des fichiers informatiques aux communes dès le mois de septembre pour leur permettre de tester la reprise de ces données dans leur logiciel.